Dostęp do KSeF dla biur rachunkowych

Już wkrótce korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. W związku z tym biura rachunkowe muszą odpowiednio przygotować się do obsługi faktur swoich klientów w nowym systemie. Sprawdź, jak krok po kroku uzyskać dostęp do KSeF, jakie pełnomocnictwa są wymagane i w jaki sposób Fakturowo.pl ułatwia codzienną pracę z e-fakturami.
Dostęp do KSeF dla biur rachunkowych
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy i biura rachunkowe obsługują faktury sprzedaży i zakupu. System ma na celu uszczelnienie VAT, automatyzację obiegu dokumentów i uproszczenie kontroli skarbowych. W tym kontekście szczególnie istotna staje się rola biur rachunkowych, które często w imieniu swoich klientów realizują cały proces fakturowania. Jak wygląda dostęp do KSeF dla biura rachunkowego i jak go prawidłowo skonfigurować?

Kto może korzystać z KSeF?


Z KSeF mogą korzystać:
  • właściciele firm (osoby fizyczne i prawne),
  • pracownicy upoważnieni przez firmę,
  • biura rachunkowe lub doradcy podatkowi, działający na podstawie pełnomocnictwa.
W przypadku biur rachunkowych, dostęp do systemu możliwy jest wyłącznie na podstawie udzielonego pełnomocnictwa lub nadanych uprawnień, co należy odpowiednio skonfigurować.

Rodzaje uprawnień w KSeF


KSeF rozróżnia dwa główne typy uprawnień:
  • Uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień (np. innym pracownikom biura).
  • Uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika.
  • Biuro rachunkowe, które otrzyma oba te uprawnienia, może kompleksowo zarządzać fakturami swojego klienta w systemie KSeF.

Jak nadać dostęp biuru rachunkowemu?


  • Poprzez e-Urząd Skarbowy (ZAW-FA) - Najwygodniejszym i oficjalnym sposobem jest złożenie formularza ZAW-FA w e-Urzędzie Skarbowym. To pełnomocnictwo pozwala biuru rachunkowemu działać w KSeF w imieniu podatnika. Formularz ZAW-FA może złożyć:
    • właściciel firmy (lub osoba uprawniona do jej reprezentowania),
    • pełnomocnik ogólny (np. zarejestrowany wcześniej na podstawie PPO-1).
  • Bezpośrednio w systemie KSeF - Jeśli przedsiębiorca sam korzysta z KSeF, może zalogować się do systemu i nadać biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia. W tym celu potrzebny będzie NIP osoby upoważnianej oraz zakres przydzielanych uprawnień.

Współpraca z klientami – dobre praktyki


Dla sprawnej obsługi faktur warto wprowadzić następujące rozwiązania:
  • Ustalenie, kto w firmie klienta odpowiada za nadawanie dostępów.
  • Spisanie standardowej procedury udzielania pełnomocnictwa ZAW-FA.
  • Monitorowanie ważności i zakresu udzielonych uprawnień.
  • Korzystanie z programów do fakturowania, które mają integrację z KSeF i umożliwiają zarządzanie wieloma klientami z jednego konta.

Jak Fakturowo.pl wspiera biura rachunkowe?


Platforma Fakturowo.pl umożliwia:
  • wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z KSeF,
  • dodawanie wielu firm (klientów) do jednego konta użytkownika,
  • zarządzanie pełnomocnictwami i dostępami,
  • integrację z kontem KSeF,
  • dostęp do wersji testowej (środowiska demo) KSeF.
Dzięki temu biura rachunkowe mogą w jednym miejscu obsługiwać fakturowanie wielu klientów – sprawnie i zgodnie z obowiązującym prawem.

Podsumowanie


Wprowadzenie KSeF wymaga od biur rachunkowych nowych kompetencji i odpowiednich uprawnień do działania w systemie. Kluczowe jest uzyskanie pełnomocnictwa ZAW-FA i wdrożenie narzędzi, które usprawnią obsługę e-faktur. Platformy takie jak Fakturowo.pl pozwalają spełnić wszystkie wymagania ustawowe, jednocześnie ułatwiając codzienną pracę z fakturami klientów.