Już wkrótce korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. W związku z tym biura rachunkowe muszą odpowiednio przygotować się do obsługi faktur swoich klientów w nowym systemie. Sprawdź, jak krok po kroku uzyskać dostęp do KSeF, jakie pełnomocnictwa są wymagane i w jaki sposób Fakturowo.pl ułatwia codzienną pracę z e-fakturami.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy i biura rachunkowe obsługują faktury sprzedaży i zakupu. System ma na celu uszczelnienie VAT, automatyzację obiegu dokumentów i uproszczenie kontroli skarbowych. W tym kontekście szczególnie istotna staje się rola biur rachunkowych, które często w imieniu swoich klientów realizują cały proces fakturowania. Jak wygląda dostęp do KSeF dla biura rachunkowego i jak go prawidłowo skonfigurować?
Z KSeF mogą korzystać:
KSeF rozróżnia dwa główne typy uprawnień:
Dla sprawnej obsługi faktur warto wprowadzić następujące rozwiązania:
Platforma Fakturowo.pl umożliwia:
Wprowadzenie KSeF wymaga od biur rachunkowych nowych kompetencji i odpowiednich uprawnień do działania w systemie. Kluczowe jest uzyskanie pełnomocnictwa ZAW-FA i wdrożenie narzędzi, które usprawnią obsługę e-faktur. Platformy takie jak Fakturowo.pl pozwalają spełnić wszystkie wymagania ustawowe, jednocześnie ułatwiając codzienną pracę z fakturami klientów.
Kto może korzystać z KSeF?
Z KSeF mogą korzystać:
- właściciele firm (osoby fizyczne i prawne),
- pracownicy upoważnieni przez firmę,
- biura rachunkowe lub doradcy podatkowi, działający na podstawie pełnomocnictwa.
Rodzaje uprawnień w KSeF
KSeF rozróżnia dwa główne typy uprawnień:
- Uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień (np. innym pracownikom biura).
- Uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika.
- Biuro rachunkowe, które otrzyma oba te uprawnienia, może kompleksowo zarządzać fakturami swojego klienta w systemie KSeF.
Jak nadać dostęp biuru rachunkowemu?
- Poprzez e-Urząd Skarbowy (ZAW-FA) - Najwygodniejszym i oficjalnym sposobem jest złożenie formularza ZAW-FA w e-Urzędzie Skarbowym. To pełnomocnictwo pozwala biuru rachunkowemu działać w KSeF w imieniu podatnika. Formularz ZAW-FA może złożyć:
- właściciel firmy (lub osoba uprawniona do jej reprezentowania),
- pełnomocnik ogólny (np. zarejestrowany wcześniej na podstawie PPO-1).
- Bezpośrednio w systemie KSeF - Jeśli przedsiębiorca sam korzysta z KSeF, może zalogować się do systemu i nadać biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia. W tym celu potrzebny będzie NIP osoby upoważnianej oraz zakres przydzielanych uprawnień.
Współpraca z klientami – dobre praktyki
Dla sprawnej obsługi faktur warto wprowadzić następujące rozwiązania:
- Ustalenie, kto w firmie klienta odpowiada za nadawanie dostępów.
- Spisanie standardowej procedury udzielania pełnomocnictwa ZAW-FA.
- Monitorowanie ważności i zakresu udzielonych uprawnień.
- Korzystanie z programów do fakturowania, które mają integrację z KSeF i umożliwiają zarządzanie wieloma klientami z jednego konta.
Jak Fakturowo.pl wspiera biura rachunkowe?
Platforma Fakturowo.pl umożliwia:
- wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z KSeF,
- dodawanie wielu firm (klientów) do jednego konta użytkownika,
- zarządzanie pełnomocnictwami i dostępami,
- integrację z kontem KSeF,
- dostęp do wersji testowej (środowiska demo) KSeF.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF wymaga od biur rachunkowych nowych kompetencji i odpowiednich uprawnień do działania w systemie. Kluczowe jest uzyskanie pełnomocnictwa ZAW-FA i wdrożenie narzędzi, które usprawnią obsługę e-faktur. Platformy takie jak Fakturowo.pl pozwalają spełnić wszystkie wymagania ustawowe, jednocześnie ułatwiając codzienną pracę z fakturami klientów.