Brak podpisu na fakturze wciąż wzbudza u wielu przedsiębiorców podejrzenie czy taki dokument jest ważny i może stanowić podstawę do rozliczeń. Rozwiewamy zatem wątpliwości. Faktura VAT nie musi być podpisana i nie musi także zawierać pieczątek firmowych by uznać ją za prawidłowo wystawioną.
Nie ma obowiązku, by na fakturze pojawiły się podpisy wystawcy i odbiorcy faktury lub też pieczątki firmowe. Regulacje te obowiązują już od 2004 roku, co wiązało się z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Ważne by faktura zawierała inne niezbędne elementy, dzięki którym będzie zgodna z przepisami. Wyjątkiem są faktury korygujące oraz faktury RR wystawiane przez podatników nabywających płody rolne od rolnika ryczałtowego.
Co musi być na fakturze?
Co bezwzględnie powinno znaleźć się na każdej fakturze? O tym mówi art. 106e ustawy o VAT:
Praktyka podpisywania faktur może być oczywiście kontynuowana co dla niektórych przedsiębiorców nadaje dokumentowi większej autentyczności. Należy jednak mieć na uwadze, że w świetle obowiązujących przepisów nie ma on znaczenia. Zatem niepodpisana faktura jest prawidłowym dokumentem, na podstawie którego można dokonywać rozliczeń rachunkowych. Nie można więc uzależniać ważności faktury od tego czy widnieje na niej podpis czy też nie. Podpis na fakturze może być istotny tylko i wyłącznie w momencie, gdy sprawa trafia do sądu z powodu nieuregulowania przez nabywcę należności. Wówczas podpisana faktura stanowi dla sądu dowód w sprawie, który może przesądzić o wydaniu nakazu zapłaty.
Nie ma obowiązku, by na fakturze pojawiły się podpisy wystawcy i odbiorcy faktury lub też pieczątki firmowe. Regulacje te obowiązują już od 2004 roku, co wiązało się z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Ważne by faktura zawierała inne niezbędne elementy, dzięki którym będzie zgodna z przepisami. Wyjątkiem są faktury korygujące oraz faktury RR wystawiane przez podatników nabywających płody rolne od rolnika ryczałtowego.
Co musi być na fakturze?
Co bezwzględnie powinno znaleźć się na każdej fakturze? O tym mówi art. 106e ustawy o VAT:
- data wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit.a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
- miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawka podatku;
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem.
Praktyka podpisywania faktur może być oczywiście kontynuowana co dla niektórych przedsiębiorców nadaje dokumentowi większej autentyczności. Należy jednak mieć na uwadze, że w świetle obowiązujących przepisów nie ma on znaczenia. Zatem niepodpisana faktura jest prawidłowym dokumentem, na podstawie którego można dokonywać rozliczeń rachunkowych. Nie można więc uzależniać ważności faktury od tego czy widnieje na niej podpis czy też nie. Podpis na fakturze może być istotny tylko i wyłącznie w momencie, gdy sprawa trafia do sądu z powodu nieuregulowania przez nabywcę należności. Wówczas podpisana faktura stanowi dla sądu dowód w sprawie, który może przesądzić o wydaniu nakazu zapłaty.
